Tips para equipos virtuales de trabajo

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Tips para equipos virtuales de trabajo

Published on September 08, 2009 with No Comments

Ya hemos mencionado acerca de los equipos virtuales de trabajo; ya sea acerca de su formación y cómo reunirlos en su etapa inicial. Ya formados, te recomendamos tomar en cuenta los siguientes puntos, basados en una encuesta entre más de 1.500 miembros de equipos virtuales de corporaciones multinacionales de 55 países.

1) No hay nada como el contacto cara a cara

Todo equipo debe incluir algunas personas que se hayan conocido en persona. La química es fundamental para arrancar con el pie derecho.

2) No formar equipos virtuales para todo

Otra recomendación es reservar los equipos virtuales para proyectos interesantes y desafiantes. Si bien todos los proyectos bajo cualquier modalidad de trabajo deberían ser desafiantes, esto es incluso más importante para el buen desempeño de los equipos virtuales donde suele no existir una supervisión estrecha.

La experiencia indica que los miembros de equipos con proyectos “aburridos” van reduciendo gradualmente su compromiso, posteando cada vez menos ideas en la cartelera virtual y alargando los plazos de cumplimiento de objetivos.

3) Los contactos, una fuente esencial de información

Muchas veces, los equipos virtuales acaban funcionando como unidades aisladas del resto la organización. Así, les resulta difícil acceder a la información vital que se genera y circula por fuera del grupo.

Para superar este inconveniente, señalan los expertos del MIT, una buena alternativa consiste en incluir a algunas personas con fuertes contactos en otras áreas de la organización. Nokia, por ejemplo, incentiva explícitamente a que sus empleados desarrollen una sólida red de contactos dentro y fuera de la empresa.

4) Organización de trabajo en módulos

Los equipos globales tienen la ventaja de trabajar las 24 horas. Esto porque cuando las oficinas de Londres cierran sus puertas, los trabajadores de Tokio empiezan su tarea.

Pero esta potencial ventaja puede convertirse en un lastre si, en el esquema de organización del trabajo, las distintas unidades geográficas son demasiado dependientes unas de otras. Un ejemplo: los trabajadores londinenses no podrán avanzar hasta que sus colegas japoneses hayan terminado su parte del trabajo. Esta clase de inconvenientes no sólo genera ineficiencias sino también fricciones entre las distintas unidades geográficas.

La solución a esta problemática es que el trabajo se organice de modo tal que cada unidad avance independientemente para, al final, “ensamblar” los distintos aportes en el producto terminado.

5) Sí a los voluntarios

No cualquiera puede adaptarse al trabajo virtual. Por lo tanto, a la hora de construir el equipo, siempre es bueno que éste contenga un alto porcentaje de voluntarios. Las personas que han elegido libremente participar de esta forma de organización del trabajo, tienen más probabilidades de mantener la motivación y compromiso hasta el final.

6) Crear un sitio online donde el equipo pueda compartir sus ideas

Los equipos virtuales exitosos tienen un sitio online las 24 horas donde los miembros pueden informar sobre sus avances, conocer el estatus del trabajo de sus colegas de otros países y compartir ideas para mejorar el proyecto.

7) Canales formales de comunicación

Una comunicación fluida entre los miembros del equipo global es fundamental para la coordinación del proyecto. No obstante, también existen riesgos de que los intercambios se vuelvan caóticos. Imagine si usted recibe dos emails de dos jefes distintos con dos órdenes opuestas. ¿A cuál obedecer?

Para evitar estos inconvenientes, British Petroleum desarrolló una serie de reglas que establecen, por ejemplo, quién debería recibir cada email, quiénes deberían ser “copiados” en cada mensaje, cuál es el tiempo aceptable de respuesta, etc.

Recuerda que la clave en éstos casos está siempre en una buena organización.

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