Aprovecha al máximo tu reunión de trabajo

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Aprovecha al máximo tu reunión de trabajo

Published on September 09, 2009 with No Comments

Claus Möller, de origen danés, es considerado uno de los especialistas más respetados en el mundo en gestión de personas. Fundó Time Manager International (TMI), consultora especializada en Recursos Humanos con presencia en más de 36 países y ha trabajado en proyectos de motivación en megacompañías como Exxon, American Express, Sony, General Motors, y British Airways.

Ademas, el Ministerio de Comercio e industria del Reino Unido le eligió como uno de los ocho gurús más destacados del mundo en calidad. Es consejero de numerosas compañías y ha escrito varios best sellers, entre ellos, “Calidad personal: la base de todas las demás calidades”, “Personal Guarantee”, “Time Manager”, “Teamship” y “Una queja es un regalo”.

Sus consejos han guiado a miles de personas sobre cómo administrar su tiempo y mejorar sus relaciones personales. Acá, 15 consejos para aprovechar al máximo una reunión de trabajo. Revísalos:

1. Clarifica al máximo el objetivo de la reunión: ¿De qué hay que formar? ¿Qué decisiones hay que tomar? ¿Qué se pretende conseguir?

2. Asegúrate de que las personas importantes, esto es, las que deben informadas, las que deben ser consultadas y las que pueden tomar decisiones, asistan a la reunión.

3. Prepara un programa para la reunión en el que todos estén de acuerdo. En la medida de lo posible, planifica la reunión de forma que el tiempo se emplee de forma efectiva. Prográmala de tal manera que pueda aprovecharse el resto del día. Si es posible, arréglalo para que la reunión finalice con toda «naturalidad»: a la hora del almuerzo, al final de la jornada, al final de la semana, etc. Planifica refrigerios, comidas y bebidas.

4. Reserva una sala de conferencias que cuente con el equipo necesario. Si la reunión ha de celebrarse fuera de la empresa, asegúrate de que la sala tenga todas las comodidades, esté situada en un lugar apropiado y tenga un precio razonable. Si es necesario, cotiza tarifas en varios sitios. Si no conoces el lugar, tú o algún otro miembro de tu organización deberían visitarlo previamente y valorar las condiciones de la sala y su equipo. No olvides revisar las luces, acústica, ventilación/aire acondicionado, servicio de mesa, material, etc. (¿Funciona el proyector? ¿Hay focos o bombillas de repuesto? ¿Hay papel en el flipchart? ¿Hay marcadores de repuesto?…)

5. Organiza y encarga las comidas: Qué se servirá, dónde, cuándo y a qué precio. Averigüa también si alguno de los participantes debe seguir alguna dieta especial.

6. Asegúrate de recibir una confirmación escrita de lo acordado para la reunión. Comprueba qué horarios, lugar, material, comidas, precios, etc. son los previamente acordados.

7. Prepare una agenda de la reunión que contenga una lista completa y clara de todos los puntos a discutir. Adjunta en la agenda todos los anexos importantes y la información adicional. Sé realista: no incluyas más temas de los que realmente se pueden discutir durante el tiempo previsto para la reunión. Asegúrate de que los temas más importantes son tratados en primer lugar.

8. Con suficiente antelación a la reunión envía la invitación que incluya toda la información relevante: objetivo, horario, pausas programadas, lugar, transporte, plazo de inscripción, etc. Adjunta también la agenda y la lista de participantes. Comprueba que todos los nombres y cargos son correctos. Ofrece información sobre lo que se espera de los asistentes, incluyendo la preparación de la reunión.

9. Si es pertinente, prepara rótulos con los nombres de los participantes. Comprueba que estén bien escritos.

10. Acuerda de antemano quién presidirá la reunión y quién será tu “controlador”. El presidente de la reunión no tiene por qué ser el primer ejecutivo de la empresa. El presidente se encargará de que:
- La reunión empiece y termine según el horario previsto;
- El tiempo se emplee en tratar los temas que figuran en la agenda, siguiendo el orden acordado;
- Las discusiones no se vayan «por las ramas»;
- Todos los asistentes participen de forma activa, y
- Los distintos temas sean hablados de forma escueta y que las conclusiones y decisiones que puedan tomarse sean perfectamente claras para todos los participantes.

11. Anticípate a las interrupciones. Informa a las personas que te rodean de quién está previsto que asista a la reunión, su duración y las pausas programadas. Procura que los participantes reciban cualquier mensaje al iniciar cada una de las pausas.

12. En la medida de lo posible, fija un plazo de discusión para cada uno de los temas y ajústate a él.

13. Si es posible, procura que se tome una decisión en cada tema acerca de lo que hay que hacer, quién va a encargarse de hacerlo y cuándo. Huye de las decisiones poco claras y de la indecisión. Resume las conclusiones y decisiones antes de finalizar la reunión. Prepara los minutos finales de la reunión, dedicándolos a las conclusiones a las que se ha llegado.

14. Establece un proceso de seguimiento para garantizar que todas las decisiones se llevarán a la práctica.

15. Efectúa una evaluación después de la reunión:
- ¿Ha funcionado todo de forma satisfactoria?
- ¿Puede hacer algo para que la próxima reunión funcione incluso mejor que ésta?

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